home > Onze procedures > Mediation
inhoud
mediation bij de Raad van Arbitrage in bouwgeschillen
wat is mediation?
voor wie geschikt
voor wie niet geschikt?
kenmerken van mediation
hoe verloopt een mediation?
alle documenten op een rij
mediation bij de Raad van Arbitrage in bouwgeschillen
De Raad van Arbitrage in bouwgeschillen (hierna: RvA) biedt mediation aan, verzorgd door professionele RvA-mediators. De mediators van de RvA zijn materiedeskundigen en beschikken over de (bouw)technische en specialistische kennis op uw vakgebied.
Daarnaast zijn de RvA-mediators bemiddelingsdeskundigen. Zij hebben een mediationopleiding gevolgd en afgerond en zijn gebonden aan de Gedragsregels voor RvA-mediators. Op de mediation is het RvA mediationreglement van toepassing.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de RvA (030-2343222) of mailen naar mediationdesk@raadvanarbitrage.nl Een aanvraag voor mediation kan worden ingediend via mediationdesk@raadvanarbitrage.nl In het RvA mediationreglement vindt u uitleg over de wijze van indiening van de aanvraag. De in de mediation gehanteerde tarieven kunt u hier raadplegen.
wat is mediation?
Mediation wordt wel omschreven als “een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de communicatie en onderhandelingen tussen twee partijen begeleidt om vanuit hun werkelijke belangen tot een gezamenlijk gedragen en voor ieder van hen optimale oplossing te komen”.
voor wie geschikt
Mediation is heel geschikt voor partijen die een duidelijke en duurzame oplossing zoeken van het conflict. Bij bouwgeschillen en samenwerkingsconflicten hebben betrokkenen mogelijk nog langer met elkaar te maken. Dan is het belangrijk dat zij samen het conflict bespreken en aanpakken. Dit leidt tot afspraken voor een betere voortzetting van de relatie of tot een nette zorgvuldige beëindiging van de relatie.
Mediation is ook zeer geschikt als partijen het belangrijker vinden om er samen uit te komen, dan om hun gelijk te behalen. Het biedt een snelle en voordelige oplossing die de verhouding met de andere partij niet op het spel zet. Bij mediation hoeven partijen niet jarenlang negatieve energie in procederen te stoppen, maar kunnen zij zich bezighouden met de toekomst. Aan de mediationtafel kunnen partijen een antwoord vinden op de vraag hoe het in de toekomst beter en anders kan.
Als er grote belangen op het spel staan en het daarom van belang is dat u zelf invloed kunt uitoefenen op het resultaat, is mediation een geschikte manier om tot een oplossing te komen. Als onzeker is hoe een arbitrale of rechterlijke beslissing zal uitvallen verdient mediation in veel gevallen de voorkeur. Zeker als een beslissing op de juridische vraagstukken het conflict niet (geheel) oplost. Ook als sprake is van gevoelige bedrijfsinformatie, biedt mediation een goede mogelijkheid om snel tot een effectieve oplossing te komen.
voor wie niet geschikt?
Mediation is niet geschikt als tenminste een van de partijen erop uit is om zijn gelijk te krijgen en dus niet bereid is om over mogelijke oplossingen te onderhandelen.
Mediation is ook ongeschikt wanneer op voorhand redelijkerwijs verwacht mag worden dat een bindende uitspraak van een onafhankelijke derde een beter resultaat oplevert voor ten minste een van de partijen.
Mediation is minder geschikt in situaties waarin het conflict tussen partijen inmiddels te sterk is geëscaleerd en wel partijen niet langer meer met elkaar in overleg wensen te treden. In dergelijke situaties is pendelmediation soms nog mogelijk. Bij pendelmediation pendelt de mediator tussen de partijen en houdt één op één gesprekken met hen, om op die wijze te verkennen hoe het conflict mogelijk kan worden opgelost. Partijen zitten in dit geval niet gezamenlijk met de mediator aan dezelfde tafel.
Op verzoek van partijen kan een online-mediation worden gedaan. Ook deze methode kan soms bruikbaar zijn wanneer partijen niet in elkaars fysieke nabijheid kunnen of willen zijn en mediation door hen op zich wel als een geschikte methode wordt beoordeeld.
Ook is mediation niet altijd geschikt als er een juridische procedure loopt (u kunt wel in de mediationovereenkomst vastleggen dat deze “on hold” worden gezet) of als er strafbare feiten gepleegd zijn. Als er wettelijke regelingen moeten worden opgevolgd, is mediation evenmin geschikt. Over wettelijke regelingen kunt u niet onderhandelen.
Om na te gaan of mediation voor u geschikt is, kunt u deze test doen.
Mediation is vrijwillig. Alleen als beide partijen bereid zijn om samen een oplossing te zoeken voor het conflict is mediation mogelijk. Partijen beginnen vrijwillig aan een mediation en kunnen ieder op elk gewenst moment besluiten om er mee te stoppen.
Mediation is dan wel vrijwillig, maar is zeker niet vrijblijvend. Van partijen wordt wel verwacht dat zij commitment hebben, dat zij zich betrokken zullen inzetten om het conflict op te lossen. Het zijn de partijen die het werk doen en zich moeten inspannen om tot een oplossing te komen.
Mediation is bovendien vertrouwelijk. Dat betekent dat alles wat in de mediation met partijen en hun eventuele (juridisch) adviseurs en de mediator wordt gedeeld geheim is. Buiten de mediation mag die informatie niet met anderen worden gedeeld. Uitzondering hierop is die informatie die al voor de mediation beschikbaar was of ook buiten de mediation door partijen zou kunnen worden verkregen. Als voorbeeld kan worden gegeven dat een door een van partijen tijdens de mediation ingebracht deskundigenrapport wel kan worden gebruikt door de partij die het rapport heeft ingebracht, maar niet door de wederpartij.
Ook mag de uitgewisselde informatie niet in een eventueel nog te voeren arbitrageprocedure worden ingebracht, tenzij partijen daarover uitdrukkelijk afspraken maken. Die afspraken worden door de mediator schriftelijk vastgelegd. Ook de mediator is tot geheimhouding verplicht. Partijen sluiten met de mediator een mediationovereenkomst waarin zij onder andere die geheimhouding regelen. Ook eventuele (juridisch) adviseurs ondertekenen de mediationovereenkomst of een afzonderlijke geheimhoudingsverklaring.
In beginsel doet een RvA-mediator de mediation alleen. Het secretariaat van de RvA, de Mediationdesk, verzorgt secretariële en administratieve ondersteuning voor de mediators. Ook de (administratieve) ondersteuners die uit hoofde van hun functie kennis krijgen van vertrouwelijke informatie uit mediations zijn tot geheimhouding verplicht.
Als het geschil daarom vraagt, bijvoorbeeld als er meerdere partijen betrokken zijn, meerdere conflicten gelijktijdig een rol spelen of het een inhoudelijk ingewikkelde zaak betreft, is co-mediation mogelijk. Partijen kunnen ook zelf om co-mediation verzoeken.
De RvA-Mediator is onafhankelijk, onpartijdig en neutraal. In beginsel zal de mediator geen oplossingen aandragen, maar zoeken partijen die oplossingen zelf onder de begeleiding van de mediator. Elke mediator heeft een eigen benadering van de mediation. Hier vindt u de mediators en de door hen voorgestane werkwijze. Partijen kunnen (bijvoorbeeld in de eerste bijeenkomst) ook aangeven welke werkwijze zij wensen.
hoe verloopt een mediation?
Mediation kent een gestructureerd gefaseerd proces. Bij het verzoek tot mediation geeft de verzoekende partij (of partijen) een beschrijving van het geschil en verstrekt zo nodig stukken ter informatie van de mediator. Omdat het niet de mediator is die moet worden overtuigd (maar uw wederpartij), kan worden volstaan met die documenten waarmee de mediator zich een beeld van het geschil kan vormen. Partijen kunnen bij het verzoek om mediation een voorkeur voor (een) aan te wijzen mediator(s) opgeven.
De Mediationdesk bevestigt het verzoek om mediation. Als partijen geen voorkeur voor de aan te wijzen mediator opgeven zal de Mediationdesk partijen een (zo nodig herhaald) voorstel doen.
Als bekend is wie de mediator(s) word(t)en, informeert de Mediationdesk de meditor(s) over het verzoek en vraagt de mediator(s) te laten weten of de opdracht door hem/haar/hen wordt aanvaard.
Van de aanvaarding van de opdracht door de mediator stuurt de Mediationdesk zo spoedig mogelijk een bevestiging naar partijen. Bij die bevestiging wordt het mediationreglement toegezonden en zo mogelijk ook al een concept mediationovereenkomst. Ook worden partijen verzocht verhinderdata op te geven gedurende een periode van vier weken aansluitend aan de ontvangst van het verzoek om mediation. Partijen kunnen er ook voor kiezen bij het verzoek om mediation al hun verhinderdata in de komende vijf weken na het verzoek op te geven, zodat die direct met de mediator kunnen worden gedeeld.
Naar aanleiding van het verzoek en afhankelijk van het type mediation dat de mediator wenselijk acht om toe te passen, kan de mediator besluiten voorafgaand aan de eerste bijeenkomst met partijen te overleggen over het verloop daarvan, de te treffen voorbereidingen en daarmee samenhangende vragen. Een dergelijk voorgesprek hoeft niet langer dan 1 uur te duren en kan virtueel plaatsvinden.
Aan de hand van de verhinderdata van partijen en de mediator bepaalt de Mediationdesk een datum en tijdstip voor de eerste bijeenkomst.
De eerste bijeenkomst vindt plaats op een neutrale locatie (dat kan op het kantoor van de RvA in Utrecht zijn). Er zijn twee typen denkbaar: de ene waarbij de eerste bijeenkomst plenair is en de andere die begint met afzonderlijke individuele gesprekken (caucussen) van de mediator met de partijen, waarna een plenaire bijeenkomst kan volgen.
De agenda voor deze eerste bijeenkomst kan er bijvoorbeeld uitzien zoals hieronder beschreven:
Het is belangrijk dat die personen aan tafel zitten die bevoegd zijn om voor het bedrijf of de organisatie die zij vertegenwoordigen onderhandelingen aan te gaan en af te ronden. Zij moeten beschikken over voldoende mandaat. De mediator zal partijen daarnaar vragen. Als het nodig is om een achterban te raadplegen, moet duidelijk zijn waar die uit bestaat en moeten deze betrokkenen een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. De mediator zal dat (doen) verzorgen.
Tijdens de eerste bijeenkomst ondertekenen partijen, hun eventuele (juridisch) adviseurs en de mediator de mediationovereenkomst. De eventuele ‘achterban’ wordt verzocht een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
In de eerste bijeenkomst kan verder, in overleg met partijen, aan de orde komen:
Zo nodig komen die punten in de tweede bijeenkomst aan de orde, afhankelijk van de aard en de omvang van het geschil en/of het aantal daarbij betrokken partijen. Mediators van de RvA streven ernaar de gemiddelde looptijd van een mediation te beperken tot twee tot vier bijeenkomsten van een tot drie uur/uren.
In een volgende bijeenkomst komen dan de volgende agendapunten aan de orde. De mediator kan partijen daarvoor al ‘huiswerk’ mee hebben gegeven.
De mediator en de partijen maken afspraken over eventuele verslaglegging door de mediator.
Partijen zijn niet eerder aan gemaakte afspraken tijdens de mediation gebonden dan op het moment dat die afspraken zijn vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst en door partijen zijn ondertekend. Zo kunnen partijen vrij opties genereren zonder daaraan onmiddellijk gebonden te zijn. Dit biedt partijen ook bij uitstek de mogelijkheid om te werken met package-deals.
In de afsluitende fase van de mediation worden de gemaakte afspraken vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Hierin wordt het geschil beschreven en de afspraken die partijen hebben gemaakt ter oplossing daarvan. Zo kan worden geregeld dat partijen elkaar, na nakoming van de afspraken, finale kwijting voor dit geschil verlenen. Ook kan geregeld worden of de inhoud van de overeenkomst vertrouwelijk is of niet. Deze overeenkomst bindt partijen en kan in rechte worden afgedwongen. Deze overeenkomst kan ook een deeloplossing bevatten.
De vaststellingsovereenkomst biedt geen executoriale titel. Die kan, als partijen dat wensen, worden verkregen door het door partijen sluiten van een Overeenkomst tot Arbitrage, waarbij zij de Voorzitter van de RvA verzoeken de mediator tot arbiter te benoemen uitsluitend met het doel de tussen partijen bereikte oplossing in een schikkingsvonnis vast te leggen.
Voor eventuele geschilpunten die resteren na de mediation kunnen partijen een arbitrageprocedure starten, waarbij kan worden verzocht om op verkorte termijnen te procederen, zodat toch snel een beslissing wordt verkregen. In deze arbitrageprocedure kan en zal de mediator niet optreden als arbiter, tenzij dit de uitdrukkelijke op schrift gestelde wens van partijen is.
alle documenten op een rij
Gedragsregels RvA mediators
RvA Mediation reglement
Geheimhoudingsverklaring mediation
Lijst van RvA mediators
Mediationtest
Mediationovereenkomst
Model vaststellingsovereenkomst
Overeenkomst tot arbitrage met als doel schikkingsvonnis
Overeenkomst tot arbitrage met als doel verder procederen
Tarieven mediation
Klachtenregeling mediation
Eventueel in overeenkomsten op te nemen mediation clausules.