Intern Procedurereglement

Toelichting bij de publicatie van het interne procedurereglement 

De behandeling van geschillen geschiedt door de in die geschillen benoemde scheidsgerechten. Zolang nog geen scheids­gerecht fungeert, neemt de voorzitter van de Raad de nodige beslissingen. In de schriftelijke fase van de behandeling van een geschil dienen diverse procedurebeslissingen te worden genomen, die nodig zijn in het kader van de goede voortgang van de procedure, zoals uitnodigingen om te dienen van memories en het in het geding brengen van stukken, het stellen van termijnen, het verlenen van uitstel, het weigeren van uitstel, het beschikken over laattijdig of onjuist ingediende bescheiden, het beschikken over verzoeken tot het nemen van nadere aktes en het beschikken over verzoeken tot verdaging van een mondelinge behandeling, benevens ook de afdoening van geschillen bij eenvoudig royement. De leden van de scheidsgerechten, noch de voorzit­ter van de Raad resideren ten kantore van de Raad. De goede voortgang van een procedure wordt gefrustreerd indien moet worden gecorrespondeerd met en tussen de leden van het scheidsgerecht over dergelijke zaken. Op grond daarvan neemt het secretariaat in dezen de taak van arbiters waar, voor zover hij daartoe is gemachtigd. Daartoe is een intern procedurereglement opgemaakt. 

Bedoelde waarneming betreft die procedurebeslissingen, die ten doel hebben de goede voortgang van de procedure te verzekeren. Zij kunnen weliswaar van grote invloed zijn op de loop van de procedure; zij bevatten echter geen inhoudelijke beslissing over de zaak zelf. Zo is een beslissing dat een partij niet-ontvankelijk is in zijn vordering of in het door hem ingestelde hoger beroep wel een inhoudelijke beslissing. Worden inhoudelijke beslissingen neergelegd in brieven van het secretariaat van de Raad, dan zien partijen dat aan de inrichting van de brief. Daar staat dan bijvoorbeeld. "Bij deze bericht ik u dat het scheidsgerecht u het navolgende doet weten" of "Het scheidsgerecht heeft beslist dat eiser  ---"   

Het kan voorkomen dat, om de goede voortgang van de procedure te verzekeren, moet worden vooruitgelopen op een inhoudelijke procedurebeslissing. Het interne procedure reglement voorziet daarin in artikel 5.

Elke door het secretariaat meegedeelde procedurebeslissing is een beslissing van het scheidsgerecht, of deze nu is genomen op uitdrukkelijke aanwijzing van het scheidsgerecht of op basis van de machtiging neergelegd in het interne procedure reglement. Dienovereenkomstig zendt het secretariaat van de Raad steeds afschriften van alle correspondentie met en van partijen aan de arbiter(s), respectievelijk zolang nog geen scheidsgerecht fungeert aan de voorzitter van de Raad, zodat deze kennis kunnen nemen van alle procedurebeslissingen die namens hen worden genomen. Daarvan zijn uitgezonderd de berichten inzake termijnstellingen en uitstellen conform de vigerende uitstelregeling.  

Aangezien alle in de correspondentie genomen beslissingen beslissingen zijn van het scheidsgerecht, kan daarover door partijen dus niet anders worden gecorrespondeerd als dat kan worden gecorrespondeerd inzake beslissingen die enig scheidsgerecht zelf aan partijen heeft meegedeeld.  

In voorkomende gevallen kan enig scheidsgerecht een andere procedurebeslissing nemen dan voorheen door het secretariaat op basis van de in het reglement neergelegde machtiging namens arbiter(s) aan partijen is meegedeeld. Dat kan immers ook in het geval enig scheidsgerecht aanleiding ziet een uitdrukkelijk door hem zelf genomen beslissing niet langer te handhaven. Het secretariaat licht partijen dienaangaande in.

Het procedure reglement is in principe een intern document,alhoewel het wordt gepubliceerd. Het interne karakter brengt mee dat het reglement te allen tijde kan worden gewijzigd zonder vooraankondiging daarvan en tevens dat enige wijziging daarvan bij de invoering direct werkt ook voor reeds lopende geschillen en tenslotte dat partijen er geen rechten aan kunnen ontlenen.

De publicatie van het procedure reglement beoogt partijen inzicht te geven in de wijze waarop een en ander intern is geregeld. Zij kunnen daaruit tevens afleiden, indien wellicht door een niet eenduidige inhoud van een brief van het secretariaat twijfel zou kunnen bestaan over de vraag of in een voorkomend geval sprake is van een procedurele inhoudelijke beslissing of niet, of daarvan al dan niet sprake is.

Intern Procedure Reglement
  1. Alle in een procedure te nemen procedurebeslissingen vallen onder de verantwoordelijk van het scheidsgerecht en - zolang nog geen scheidsgerecht functioneert - onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Raad (bij diens afwezigheid de ondervoorzitter van de Raad). 
  2. Alle procedurebeslissingen, die door het secretariaat van de Raad aan partijen worden bericht, zijn derhalve steeds beslissingen van het scheidsgerecht respectievelijk de voorzitter van de Raad, ongeacht of dat in een uitgaand bericht al dan niet is uitgedrukt. 
  3. Het secretariaat mag zich als door arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad gemachtigd beschouwen tot het nemen van alle niet inhoudelijke procedurebeslissingen en het meedelen daarvan aan partijen. Daaronder zijn in ieder geval te begrijpen de procedurebeslissingen, die betrekking hebben op een goede voortgang van de procedure, bevestigen van gemaakte afspraken, het stellen van termijnen, het verlenen van uitstel, het weigeren van uitstel na akte aankondiging van niet dienen, de vaststelling van data voor proceshandelingen en het opvragen van stukken waarnaar partijen hebben verwezen.
  4. Het secretariaat neemt vóór het meedelen van procedurebeslissingen van inhoudelijke aard contact op met arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad. Daaronder vallen in ieder geval inhoudelijke procedurebeslissingen omtrent (on)bevoegdheid, niet-ontvankelijkheid en nietigheid alsmede beslissingen in de incidenten van voeging en tussenkomst, vrijwaring en samenvoeging van geschillen.
  5. Indien de goede voortgang van een procedure zulks vereist, is het secretariaat niettemin gemachtigd vooruit te lopen op een door arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad te nemen procedurele of inhoudelijke beslissing, mits het vooruitlopen uitdrukkelijk aan partijen wordt meegedeeld, en dan die verdere procedurebeslissingen namens hen te treffen, die passen bij de beslissing, waarop wordt vooruitgelopen, tot door arbiter(s) of de voorzitter van de Raad is beslist over hetgeen waarop is vooruitgelopen.
  6. Indien partijen het eens zijn over een te nemen beslissing van inhoudelijke procedurele aard, is het secretariaat gelijkelijk gemachtigd de dan verdere procedurebeslissingen namens arbiter(s) te nemen, die daarbij passen, in dit geval aldus zonder verdere vermelding van het vooruitlopen op de door arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad te nemen procedurele of inhoudelijke beslissing. Als voorbeeld kan worden genoemd een termijnstelling voor de indiening van een memorie van eis in vrijwaring na referte van de wederpartij in een incident tot oproeping van een derde in vrijwaring.
  7. Het secretariaat is voorts gemachtigd om namens arbiter(s) of de voorzitter van de Raad royement te verlenen van een procedure in het geval beide partijen daarmee instemmen én in het geval bericht op een gevraagde uitlating over toestemming van de wederpartij binnen de daarvoor gestelde termijn uitblijft. Het secretariaat heeft dezelfde machtiging in procedures in eerste aanleg in het geval nog geen proceshandelingen zijn verlangd van de wederpartij. In appèlgeschillen is een bijkomende voorwaarde voor laatstbedoelde machtiging dat op de appèltermijn tenminste nog vier weken openstaat voor een eventueel principaal appèl van de wederpartij. 
  8. Het secretariaat is voorts gemachtigd om namens arbiter(s) of de voorzitter van de Raad ontslag van de instantie te verlenen als bedoeld in artikel 27 lid 2 Fw, in het geval de curator het geschil niet binnen de daarvoor gestelde termijn overneemt en de verwerende partij om dat ontslag verzoekt. 
  9. Indien het secretariaat van de Raad tekortkomingen constateert in de wijze van aanhangigmaking van enig geschil, kan het secretariaat partijen daarop wijzen, mits uitdrukkelijk wordt meegedeeld dat bij het niet opvolgen van de daarop gebaseerde aanwijzing de consequenties daarvan ter beslissing staan van arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad.
  10. Arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad hebben te allen tijde de mogelijkheid de namens hen genomen beslissingen te wijzigen. Arbiter(s) respectievelijk de voorzitter van de Raad delen een wijziging zo spoedig als voor hen mogelijk is mee aan het secretariaat van de Raad, die partijen daarvan dan ten spoedigste verwittigt. 
  11. Arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad zijn te allen tijde gerechtigd aan het secretariaat nadere regels te stellen voor de toe te passen procedureregels in een bepaald geschil. Het secretariaat stelt partijen daarvan - voorzoveel nodig en/of door arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad verlangd - op de hoogte.
  12. Het secretariaat is te allen tijde gerechtigd, om bij twijfel over een te nemen procedurele beslissing, arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad te contacteren en zolang van deze geen aanwijzing is ontvangen elke mededeling aan partijen te onthouden, voor zoveel nodig onder mededeling aan partijen dat een beslissing van arbiter(s) of de voorzitter van de Raad wordt afgewacht.
  13. Het secretariaat zendt steeds afschrift van zijn correspondentie met partijen aan arbiter(s), respectievelijk de voorzitter van de Raad. Daarvan zijn uitgezonderd de berichten van het secretariaat omtrent termijnstellingen en uitstellen die vallen binnen de gepubliceerde  uitstelregeling.