Rolreglement garantiegeschillen

In het rolreglement wordt aan de hand van het Woningborg Geschillenreglement het verloop van de gehele procedure en de eisen waaraan die op ieder moment moet voldoen, uitvoerig omschreven.

Inhoud

1.  Aanhangigmaking
2. Verbetering van eis; griffiegeld/aanvraagkosten
3. Antwoord
4. Repliek en dupliek
5. Deskundigenbericht
6. Mondelinge behandeling en benoeming scheidsgerecht
7. Aanhouding
8. Kort geding, spoedbodemgeschillen en opleveringsarbitrage
9. Hoger beroep
10. Faillissement/schuldsanering
11. Indiening van stukken
12. In schema
13. Afwijkingen van het rolreglement

1. Aanhangigmaking

Het geschil is aanhangig door de ontvangst van het verzoekschrift/de memorie van eis door het secretariaat.
De processtukken moeten digitaal worden ingediend via info@raadvanarbitrage.nl. Daarnaast moet per gewone post 1 schriftelijk exemplaar naar de RvA worden gestuurd.

De digitale stukken mogen uitsluitend als PDF-bestand ingediend worden. Deze PDF-bestanden moeten doorzoekbaar (OCR) en niet beveiligd zijn. De memorie en producties (bijlagen) moeten tot één PDF-bestand zijn samengevoegd. 

De producties moeten daarbij voorzien zijn van bookmarks. Dit zijn digitale bladwijzers waardoor de producties makkelijk te vinden zijn. Als u individuele pdf-bestanden samenvoegt met een pdf-bewerkingsprogramma worden deze automatisch van bookmarks voorzien.
U kunt hiervoor een (betaald) PDF bewerkingsprogramma gebruiken zoals bijvoorbeeld Foxit PDF Editor 11 of Adobe Acrobat Pro DC.

Ook met het gratis programma PDFSAM Basic, kunt u individuele pdf-documenten samenvoegen. Als u in dit programma bij  “samenvoeginstellingen” onder “bladwijzerbehandeling” dan kiest voor “maak een ingang voor elk samengevoegd document”, wordt elk document  automatisch van een bladwijzer voorzien.Elke bladwijzer krijgt dan de naam van het betreffende document, bijvoorbeeld memorie van eis, productie 1, productie 2 etcetera. Het is bij dit programma dus belangrijk om alle de samen te voegen documenten direct van de juiste naam te voorzien. Dit kan bij dit programma niet achteraf.

Een afbeelding van een in Adobe geopende PDF-memorie van eis met 3 producties, voorzien van bookmarks treft u hier aan:

U kunt hier dit voorbeeld pdf-document downloaden en dit daarna openen in uw pdf-programma. Als u in dit document aan de linkerzijde klikt en dan op “productie 1” klikt, gaat u automatisch naar deze productie.

Digitaal indienen kan eenvoudig door het stuk te mailen naar info@raadvanarbitrage.nl Als het bestand groter is dan 50 MB kunt nu het verzenden via bijvoorbeeld https://wetransfer.com/

Voor meer informatie zie veelgestelde vragen/digitaal dossier. 

Het originele verzoek om arbitrage, voorzien van een echte handtekening (met de daarbij behorende en genummerde bijlagen) moet naast verzending per mail, ook altijd in enkelvoud per gewone post naar de RvA worden gestuurd.
In het verzoekschrift/de memorie van eis moet u de adresgegevens van de wederpartij inclusief het e-mailadres vermelden.
Let erop dat het door u te verzenden pakket voldoende is gefrankeerd.

2. Verbetering van eis; griffiegeld/aanvraagkosten

Aan de eisende partij wordt gevraagd binnen vier weken na het verzoek van de RvA daartoe de aanvraagkosten te storten en – zo nodig – het verzoek om arbitrage/de memorie van eis te verbeteren. Eénmaal kan een uitstel van vier weken worden verleend.
De verdere behandeling van de procedure vangt pas aan na ontvangst van de aanvraagkosten en (afhankelijk van de aard van de gevraagde verbetering) de verbetering van de memorie van eis.
Is na de termijn van maximaal acht weken de eis niet verbeterd en/of de aanvraagkosten niet gestort, dan kan de RvA besluiten het dossier te sluiten. Het geschil geldt dan als niet aanhangig gemaakt.

3. Antwoord

Na ontvangst van het griffiegeld/aanvraagkosten en de complete memorie van eis in conventie wordt de wederpartij uitgenodigd tot indiening van een memorie van antwoord (in conventie, eis in reconventie). Termijn: vier weken.
Na de eerste termijn van vier weken volgt een peremptoirstelling op een termijn van vier weken.
Als bij memorie van antwoord ook een eis in reconventie (een tegenvordering) wordt ingediend, dan wordt de wederpartij uitgenodigd binnen vier weken een memorie van antwoord in reconventie in te dienen. Na de eerste termijn van vier weken volgt een peremptoirstelling op een termijn van vier weken.
Na het verstrijken van de termijnen wordt akte van niet dienen verleend en wordt met de procedure doorgegaan.
Eindigt de peremptoire termijn op een datum die in de bouwvakvakantie valt, dan wordt de termijn éénmalig met twee weken verlengd. 
Eindigt de peremptoire termijn op een datum die in de kerstvakantie valt, dan wordt de termijn éénmalig met één week verlengd. 

4. repliek en dupliek

Na ontvangst van de memorie van antwoord wordt beoordeeld of nadere memories (repliek en dupliek) nodig zijn. Als een tegenvordering (vordering in reconventie) is ingesteld, zal beoordeeld worden of in conventie gerepliceerd en gedupliceerd moet worden of dat alleen in reconventie nog moet worden geantwoord op de eis.
Als nadere memories (repliek en dupliek in conventie en in reconventie) nodig zijn, zal voor indiening daarvan steeds een termijn van vier weken worden gegeven, met een eenmalig peremptoir uitstel van vier weken. Na het verstrijken van de termijnen wordt akte verleend van niet dienen en wordt met de procedure doorgegaan.
Eindigt de peremptoire termijn op een datum die in de bouwvakvakantie valt, dan wordt de termijn éénmalig met twee weken verlengd. 
Eindigt de peremptoire termijn op een datum die in de kerstvakantie valt, dan wordt de termijn éénmalig met één week verlengd. 
Partijen kunnen steeds berichten af te zien van indiening van verdere memories. Dan wordt de behandeling van het geschil zonder die memorie voortgezet.

5. Deskundigenbericht

Nadat de laatste memorie is ingediend kan door de voorzitter van de RvA een deskundige worden benoemd.
Partijen worden in de gelegenheid gesteld binnen vier weken na ontvangst van het rapport van de deskundige op dat rapport te reageren. Als deze vier weken zijn verstreken zonder dat een reactie op het deskundigenrapport is gegeven, wordt ervan uitgegaan dat is afgezien van het indienen van een reactie op het deskundigenrapport.
De voorzitter kan voor de mondelinge behandeling een deskundigenonderzoek laten verrichten, maar kan dit ook achterwege laten. Het scheidsgerecht is steeds bevoegd alsnog een deskundigenonderzoek te laten verrichten.

6. Mondelinge behandeling en benoeming scheidsgerecht

De mondelinge behandeling wordt voorbereid zodra:
1) de termijn voor reactie op het deskundigenbericht is verstreken, of
2) van beide partijen reactie op het deskundigenbericht is ontvangen, of
3) de memorie van antwoord (in reconventie) of dupliek (in reconventie) is ontvangen en er geen deskundige wordt benoemd.
De datum van de mondelinge behandeling wordt vastgesteld mede aan de hand van de verhinderdata van partijen.
Het scheidsgerecht wordt benoemd kort voordat of kort nadat de datum van de mondelinge behandeling bekend is.
Als beide partijen meedelen geen behoefte te hebben aan een mondelinge behandeling en het scheidsgerecht van oordeel is vonnis te kunnen wijzen zonder mondelinge behandeling, dan blijft deze achterwege.
Een partij kan verzoeken een mondelinge behandeling te verdagen in verband met een absolute, na vaststelling van de datum van de mondelinge behandeling opgekomen verhindering aan haar kant. Een dergelijk verzoek moet meteen na bekend worden van de verhindering schriftelijk en gemotiveerd worden gedaan. Alsdan kan, rekening houdend met de verhinderingen, een alternatieve datum worden bepaald. Geeft die datum aan één van partijen weer redenen verdaging te verzoeken, dan zal het scheidsgerecht naar bevind van zaken handelen, waarbij het mogelijk kan zijn de mondelinge behandeling buiten aanwezigheid van een partij te houden.

Video-opnamen door partijen zijn niet toegestaan. Verzoeken tot het maken van een audio-opname door een partij worden toegestaan, mits de andere partij(en) daarmee instemt (instemmen) en uitsluitend onder de voorwaarden dat de geluidsopname de gehele zitting betreft en dat een kopie daarvan direct wordt afgegeven aan de secretaris van het scheidsgerecht en aan de wederpartij. Dit betreft een richtlijn, waarvan door het scheidsgerecht kan worden afgeweken, indien het scheidsgerecht dat in de concrete omstandigheden van de zaak en/of de locatie van de zitting geëigend voorkomt.

7. Aanhouding

Als er geen vordering in reconventie is ingediend kan op verzoek van enkel de eisende partij de behandeling van het geschil voor een periode van drie maanden worden aangehouden. Dit heeft geen plaatsing op de parkeerrol tot gevolg.
In andere gevallen kan behandeling van het geschil slechts op verzoek van beide partijen gezamenlijk worden aangehouden. De aanhouding zal dan in beginsel één jaar duren. Het geschil zal dan op de parkeerrol worden geplaatst, wat betekent dat er gedurende een jaar door de RvA geen werkzaamheden in het geschil zullen worden verricht, tenzij één der partijen verzoekt of beide partijen verzoeken het geschil voort te zetten. Dan zal de gewone rolregeling weer herleven en wordt het geschil voortgezet in de stand waarin het zich bevond op het moment dat het naar de parkeerrol werd verwezen, inclusief eventuele peremptoirstelling, waarbij het laatst verleende uitstel opnieuw zal worden verleend.
Verlenging van de termijnen (van drie maanden respectievelijk één jaar) kan alleen op verzoek van beide partijen. Beide partijen moeten vóór de afloop van de termijn waarvan verlenging wordt verzocht een verzoek om verlenging (al dan niet gezamenlijk) indienen.
Als na het verstrijken van de termijn geen bericht van partijen is ontvangen, wordt het geschil geacht te zijn ingetrokken (artikel 7 Woningborg Geschillenreglement)
De aanhangigmaking van een geschil pro forma zal tot gevolg hebben dat het geschil automatisch op de parkeerrol terechtkomt. Bij een pro forma aanhangig gemaakt geschil moeten wel de aanvraagkosten worden betaald.

8. Kort geding, spoedbodemgeschillen en opleveringsarbitrage

In spoedbodemprocedures worden de termijnen verkort tot twee weken.
De voorzitter kan na ontvangst van de memorie van eis in een spoedgeschil of een kort geding meteen overgaan tot het benoemen van een scheidsgerecht en bepaling van de datum van de mondelinge behandeling.
Bij een kort geding kan op de mondelinge behandeling een memorie van antwoord worden ingediend. In kort gedingen wordt verder gehandeld naar bevind van zaken, maar steeds zodanig dat partijen hun stellingen en verweren behoorlijk naar voren kunnen brengen.
Voor indiening van de memorie van antwoord (en eis in reconventie) in spoedbodemgeschillen wordt éénmaal een termijn van twee weken gegeven en éénmaal een peremptoir uitstel van twee weken. Ten aanzien van verzoeken tot verder uitstel wordt naar bevind van zaken gehandeld.
Indien de verwerende partij ook een eis in reconventie (een tegenvordering) indient, zal de verweerder in reconventie uitgenodigd worden van antwoord in reconventie te dienen, uiterlijk tot twee weken voor de mondelinge behandeling. Is die termijn niet meer voorhanden, dan zal het verweer tegen de reconventionele vordering ter zitting kunnen plaatsvinden.
Bij spoedbodemgeschillen worden repliek en dupliek achterwege gelaten.

9. Hoger beroep

Hoger beroep moet worden ingesteld binnen drie maanden na de datum van het vonnis in eerste aanleg. In kort geding of een spoedbodemgeschil geldt een appeltermijn van één maand na de datum van het vonnis.
Bepalingen van de reglementen zijn zoveel mogelijk van toepassing. Het aanhangig maken van een tegenvordering en het indienen van nadere memories is echter niet mogelijk.

10. Faillissement/schuldsanering

Voor zover een verwerende partij in staat van faillissement komt te verkeren dan wel de Wet schuldsanering natuurlijke personen op haar van toepassing wordt verklaard, wordt het geschil van rechtswege geschorst om slechts te worden voortgezet als de verificatie van de vordering daartoe aanleiding geeft. Het geschil wordt dan automatisch op de parkeerrol geplaatst en de eisende partij wordt jaarlijks verzocht de stand van zaken in het faillissement mee te delen.
Voor zover de eisende partij in staat van faillissement komt te verkeren dan wel de Wet schuldsanering natuurlijke personen op haar van toepassing wordt verklaard, wordt aan de curator/bewindvoerder op verzoek van de wederpartij een termijn van in beginsel twee maanden gegund om zich uit te laten over de voortzetting van de procedure. Verlenging van deze termijn is mogelijk op voldoende gemotiveerd verzoek van de curator/¬bewindvoerder.

11. indiening van stukken

Partijen moeten stukken waarop zij een beroep willen doen samen met hun verzoekschrift of memories in het geding brengen. Partijen moeten stellingen en verweren ook in de memories naar voren brengen.
Partijen wordt verzocht aan deze regel strikt de hand te houden. Dit betekent dat er tussen de memories door in beginsel niet naar de RvA nog aanvullende stukken en/of standpunten worden gemaild etc. Partijen krijgen gedurende het verdere verloop nog voldoende gelegenheid om hun standpunt naar voren te brengen bij een volgende memorie, het deskundigenonderzoek, de reacties op het rapport van de deskundige of tijdens de mondelinge behandeling.
Ook als partijen tijdens de procedure met elkaar aan het mailen/overleggen zijn, wordt verzocht de mails niet CC naar de RvA te sturen.

Processtukken en producties mogen tot uiterlijk tien kalenderdagen voor de mondelinge behandeling in het geding worden gebracht. Deze moeten tegelijkertijd naar het scheidsgerecht (via de RvA) en naar de wederpartij(en) worden gestuurd. Stukken die met inachtneming van deze termijn worden ingediend, worden bij de beoordeling van het geschil in beginsel meegenomen. Als de wederpartij daartegen, bijvoorbeeld in verband met de omvang en/of complexiteit van de stukken, op grond van de goede procesorde gemotiveerd bezwaar maakt zal het scheidsgerecht daarop uiterlijk tijdens de mondelinge behandeling, na partijen te hebben gehoord, beslissen. Stukken die later (dus binnen 10 kalenderdagen voor de mondelinge behandeling) worden ingediend worden in beginsel buiten beschouwing gelaten, tenzij indiening van deze stukken de instemming van de wederpartij(en) heeft of als de stukken vergezeld gaan van een gemotiveerd verzoek om de stukken toe te laten. Het scheidsgerecht zal op het verzoek uiterlijk tijdens de mondelinge behandeling, na partijen te hebben gehoord, beslissen.

In kort gedingen en in spoedbodemgeschillen, waarbij tussen de laatste memorie en de mondelinge behandeling een termijn van minder dan 10 dagen is gelegen, wordt naar bevind van zaken gehandeld.

Bij het overleggen van producties moeten de navolgende gedragsregels in acht worden genomen:

• De overgelegde producties nummeren door middel van genummerde tabbladen, en wel doorlopend. Is bijvoorbeeld de laatste productie bij de memorie van eis voorzien van nummer 10, dan moet de eerste productie bij de memorie van antwoord met 11 worden genummerd.
• Wanneer in een memorie wordt verwezen naar een productie – gevoegd bij deze memorie, dan wel al in het geding gebracht bij een eerdere memorie – dan daarbij het productienummer vermelden.
• De in te dienen stukken op hun leesbaarheid controleren.

12. in schema

Schematisch weergegeven betekent een en ander (tenzij anders is aangegeven, is het totaal van termijn en uitstellen genoemd):

Eindigt de peremptoire termijn op een datum die in de bouwvakvakantie valt, dan wordt de termijn éénmalig met twee weken verlengd. 
Eindigt de peremptoire termijn op een datum die in de kerstvakantie valt, dan wordt de termijn éénmalig met één week verlengd. 

13. Afwijkingen van het rolreglement

In het Woningborg Geschillenreglement is opgenomen dat, voor zover uit de reglementen niet anders voortvloeit, de procesorde tot de benoeming van het scheidsgerecht door de voorzitter wordt bepaald. Na de benoeming van het scheidsgerecht bepaalt het scheidsgerecht de procesorde.
Aan de in dit reglement genoemde termijnen zal in beginsel strak de hand worden gehouden, om de procedure zo vlot mogelijk te laten verlopen. Afwijkingen van het rolreglement kunnen door de voorzitter respectievelijk het scheidsgerecht slechts worden toegestaan als hier schriftelijk om wordt verzocht, onder aanvoering van steekhoudende argumenten.