Hoe werkt de procedure

Hieronder vindt u een omschrijving op hoofdlijnen van de procedure bij de RvA zoals omschreven in het Woningborg Geschillenreglement. We beschrijven alleen de gang van zaken bij een ‘gewone’ procedure (ook wel bodemprocedure genoemd). Op de spoedarbitrage en het kort geding (voorlopige voorziening) gaan we hier niet in.
We adviseren u het Woningborg Geschillenreglement zorgvuldig door te nemen voordat u een procedure start.

Inhoud

> Het verzoek om arbitrage
> Veelvoorkomende vorderingen
> Memorie van antwoord
> Deskundige: benoeming en rapport
> Benoeming scheidsgerecht
> Mondelinge behandeling
> De uitspraak/het vonnis
> Intrekking
> Rechtsbijstand
> Hoger beroep
> Niet nakomen uitspraak

---

Het verzoek om arbitrage

In het Woningborg Geschillenreglement staat hoe de arbitrage moet worden aangevraagd.
Daarbij kunt u gebruikmaken van de modelformulieren (zie onder aanvraagformulier arbitrage). Gebruik van de modelformulieren is niet verplicht, maar wel aan te raden, omdat deze aansluiten op de eisen die aan een verzoek tot arbitrage (ook wel ‘memorie van eis’ genoemd) worden gesteld. Gebruikt u het model niet, let er dan als verzoekende partij goed op dat het verzoek aan deze eisen voldoet.
De datum van ontvangst door de RvA geldt als de dag van aanhangigmaking.

Maak aanvraagkosten bijtijds over

Houdt er ook rekening mee dat de in het Woningborg Geschillenreglement genoemde aanvraagkosten binnen de gestelde termijn worden voldaan aan de RvA. Bij niet tijdige betaling kan de RvA het dossier sluiten en geldt het geschil als niet meer aanhangig. De aanvraagkosten moeten worden overgemaakt op het aangegeven rekeningnummer.

Vereniging van eigenaars

In het geval de verzoeker een Vereniging van Eigenaars (VvE) betreft, geldt nog het volgende.
Als de VvE ten aanzien van de gemeenschappelijke gedeelten van het appartementengebouw een verzoek om arbitrage wenst in te dienen, dan moet de VvE bij het verzoek een machtiging van de leden overleggen waaruit blijkt dat de VvE gerechtigd is te procederen namens de leden.
Als de VvE een verzoek om arbitrage wenst in te dienen ten aanzien van een privé-gedeelte in het appartementengebouw, dan moet zij bij het verzoek een bijzondere machtiging overleggen van het betreffende lid, waaruit blijkt dat zij namens dat lid over dat bijzondere geschil kan procederen.

Zo duidelijk en volledig mogelijk

Belangrijk is dat u in het verzoek om arbitrage duidelijk aangeeft waarop het geschil betrekking heeft en wat u precies van de wederpartij vordert. De ingestelde vordering vormt namelijk de leidraad voor het scheidsgerecht: dat kan, als een veroordeling aan de orde is, niet meer toewijzen dan u gevorderd heeft.
Alle in de wet genoemde hoofd- en nevenvorderingen zijn mogelijk (mits ze verband houden met het geschilpunt).

Veelvoorkomende vorderingen

Gelet op de aard van de overeenkomsten en de Garantieregeling, zal een groot deel van de geschillen betrekking hebben op bouwkundige gebreken aan de woning/het privé-gedeelte van het appartement en de gemeenschappelijke delen van een appartementengebouw. De volgende vorderingen zullen in dat kader het meeste voorkomen.

Herstel

Gebreken aan de woning die een schending betekenen van de bepalingen in de overeenkomst en/of de Garantieregeling, moeten door de ondernemer worden hersteld. Verzuimt deze echter (deugdelijk) herstel uit te voeren, dan kan worden gevorderd dat de ondernemer wordt veroordeeld tot herstel van de gebreken binnen een door het scheidsgerecht te bepalen en redelijk geachte termijn.

Vervangende schadevergoeding

Is de ondernemer in verzuim met het herstel, dan kan ook aanspraak worden gemaakt op vervangende schadevergoeding. Meestal wordt vervangende schadevergoeding gevorderd als het niet meer mogelijk is het gebrek te herstellen of als er geen vertrouwen meer is in herstel door de ondernemer.
De vervangende schadevergoeding kan dan bijvoorbeeld bestaan uit de kosten van herstel door een derde of de vermindering van de waarde van de woning, te vermeerderen met wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten.

Aanvullende schadevergoeding

Een (bouwkundig) gebrek kan leiden tot aanvullende schade (meestal ‘gevolgschade’ genoemd). Een klassiek voorbeeld is de lekkage waardoor de wand- en/of vloerafwerking waterschade hebben opgelopen.
In een dergelijke situatie kan aanvullende schadevergoeding worden gevorderd. Deze vordering kan primair worden ingesteld (als bijvoorbeeld herstel al heeft plaatsgevonden, maar de afwikkeling van de gevolgschade nog niet), of worden ingesteld naast een vordering tot herstel en/of een vordering tot vervangende schadevergoeding.
Verzoeken om schadevergoeding moeten zoveel mogelijk onderbouwd worden met bewijsstukken.

Dwangsom

Een dwangsom kan worden gezien als een soort financiële straf die door het scheidsgerecht kan worden verbonden aan het niet nakomen van het gestelde in het vonnis. De bedoeling van een dwangsom is dat die stimuleert tot een goede en tijdige uitvoering van de bij het vonnis uitgesproken veroordeling. Het is niet mogelijk alleen een dwangsom te vorderen. Dat zal altijd gecombineerd moeten worden met een hoofdvordering. Een dwangsom kan niet worden gecombineerd met een geldvordering (zoals schadevergoeding).
Een dwangsom zal specifiek gevorderd moeten worden, want een arbiter is niet bevoegd om uit eigen beweging een dwangsom op te leggen.

Combinatie van vorderingen

Het is mogelijk vorderingen te combineren. Zo kan er bijvoorbeeld primair herstel gevorderd worden en subsidiair vervangende schadevergoeding als herstel niet voor toewijzing in aanmerking komt. De omgekeerde volgorde kan ook: primair vervangende schadevergoeding en subsidiair herstel.

Memorie van antwoord

Als de RvA het verzoek om arbitrage in behandeling heeft genomen, dan wordt de wederpartij op de hoogte gebracht van het verzoek en krijgt deze de gelegenheid om binnen de daartoe gestelde termijn een schriftelijke reactie te geven (ook wel ‘memorie van antwoord’ genoemd). De wederpartij kan hierbij een tegenvordering (ook wel een ‘vordering in reconventie’) instellen. Is dit laatste het geval, dan krijgt de oorspronkelijke aanvrager de gelegenheid om hierop binnen de gestelde termijn schriftelijk te reageren (ook wel ‘memorie van antwoord in reconventie’).
Stukken die op de procedure betrekking hebben moeten zoveel als mogelijk bij de memories worden ingediend. Het tussendoor ongevraagd toesturen van stukken is alleen toegestaan als het echt niet anders kan. Als partijen tijdens de procedure met elkaar mailen is het verzoek deze mails niet ook naar de RvA te sturen (bijvoorbeeld in de CC).

Deskundige: benoeming en rapport

De RvA kan besluiten een deskundige te benoemen voor het uitbrengen van een deskundigenrapport. Per geschil zal beoordeeld worden of er een deskundige moet worden ingeschakeld of niet. Doorgaans gebeurt dit bij geschillen van bouwkundige aard.
Als een deskundige wordt benoemd, dan worden partijen daarvan schriftelijk op de hoogte gesteld en uitgenodigd om bij de inspectie door de deskundige aanwezig te zijn. De deskundige zal vervolgens rapport uitbrengen van zijn bevindingen. De RvA kan partijen in de gelegenheid stellen om schriftelijk op het deskundigenrapport te reageren.
De deskundige heeft ook de opdracht om na te gaan of er met partijen afspraken kunnen worden gemaakt om bepaalde geschilpunten op te lossen (een minnelijke regeling te treffen). Partijen zijn niet verplicht daaraan mee te werken. Als het tot afspraken komt, worden deze door de deskundige op papier gezet en ondertekend door beide partijen.

Benoeming scheidsgerecht

Na de hiervoor geschetste schriftelijke wisseling van stukken, inclusief een eventueel deskundigenonderzoek, wordt een scheidsgerecht benoemd, meestal bestaande uit één arbiter.
Daarnaast wordt een juridisch secretaris aan het scheidsgerecht toegevoegd.
Het scheidsgerecht geeft partijen vervolgens de gelegenheid hun standpunten mondeling te bepleiten. Wordt een mondelinge behandeling niet op prijs gesteld, dan kan het scheidsgerecht over gaan tot afdoening op basis van de stukken.

Mondelinge behandeling

De RvA bepaalt in overleg met partijen de datum van de mondelinge behandeling.
In de schriftelijke oproep voor de mondelinge behandeling wordt vermeld dat partijen het recht hebben voor eigen rekening getuigen of deskundigen ter zitting te doen horen. In het Woningborg Geschillenreglement staat welke gegevens het scheidsgerecht in dat geval nodig heeft.
Zoals hiervoor al is aangegeven, moeten stukken die betrekking hebben op de procedure zoveel mogelijk tegelijk met de memories worden ingediend. Als een partij na sluiting van de memoriewisseling nog een stuk wenst in te brengen, dan zal het scheidsgerecht per geval uiterlijk ter zitting beoordelen of dat stuk kan worden toegelaten en wat de eventuele consequenties daarvan zijn.
Het scheidsgerecht kan zelf, dan wel op verzoek van (één der) partijen, een plaatsbezoek, getuigen- of deskundigenverhoor gelasten.
Het scheidsgerecht kan, als het dat nodig acht, naar aanleiding van de mondelinge behandeling partijen in de gelegenheid stellen om binnen gestelde termijnen nadere memories en/of stukken in te dienen.
Partijen kunnen tijdens de mondelinge behandeling alsnog tot overeenstemming over de geschilpunten komen (een schikking). Dan wordt de tussen partijen getroffen regeling op het enkele verzoek van partijen vastgelegd in een scheidsrechtelijk schikkingsvonnis. Aan een schikkingsvonnis kunnen geen aanspraken op de Garantieregeling worden ontleend, tenzij het scheidsgerecht in dat schikkingsvonnis anders heeft bepaald. U kunt het scheidsgerecht daarom vragen, maar afdwingen kunt u dat niet.

De uitspraak/het vonnis

Een woning waarop een Woningborg-certificaat is afgegeven, zal moeten voldoen aan de bouwkundige eisen in de Garantieregeling en aan de bouwtechnische bepalingen in de overeenkomst. Op grond van het Woningborg Geschillenreglement zal het scheidsgerecht van de RvA bij bouwkundige gebreken of tekortkomingen standaard een tweeledige toetsing uitvoeren. Deze toetsing houdt in dat de ingestelde vordering wordt getoetst aan zowel de eisen uit de Garantieregeling als aan de bouwtechnische bepalingen in de overeenkomst. Bij een veroordeling van de ondernemer geeft het scheidsgerecht aan welk gedeelte van de veroordeling onder de Garantieregeling wordt toegekend. Wordt dit gedeelte onverhoopt niet nagekomen door de ondernemer, dan kan de verkrijger voor dat specifieke deel uit het vonnis een beroep doen op de herstelwaarborg van Woningborg zoals beschreven in de Garantieregeling.

Procedurekosten

Het scheidsgerecht geeft in zijn uitspraak de totale procedurekosten aan.
Het financiële risico van de verkrijger is beperkt tot maximaal het bedrag van de aanvraagkosten. In het Woningborg Geschillenreglement 2024 zijn een aantal zelden voorkomende uitzonderingen op deze regel opgenomen.
Daarbij wordt in het vonnis aangegeven voor welk deel de ondernemer in deze kosten wordt verwezen. De ondernemer krijgt niet via de RvA maar via Woningborg de rekening voor het bedrag waarvoor hij is veroordeeld in de uitspraak. Als de ondernemer voor 50 procent of meer in de kosten is veroordeeld kan Woningborg bij de ondernemer de totale procedurekosten in rekening brengen.

Schriftelijk arbitraal vonnis

De uitspraak wordt schriftelijk vastgelegd in een arbitraal vonnis. Partijen ontvangen elk een getekend exemplaar van het vonnis. Daarmee is de arbitrale procedure beëindigd.
De RvA is bevoegd om de uitspraken, met uitzondering van schikkingsvonnissen, van de scheidsgerechten (geanonimiseerd) openbaar te maken.

Intrekking

Het kan gebeuren dat partijen tijdens de procedure alsnog overeenstemming bereiken en hierover afspraken maken, zodat een uitspraak van het scheidsgerecht niet langer nodig is en het geschil kan worden ingetrokken. Ook kan het gebeuren dat een aanvraag om arbitrage op enig moment in de procedure wordt ingetrokken zonder dat daar een bereikte overeenstemming over de geschilpunten aan ten grondslag ligt. Intrekking van een vordering is in elke fase van de procedure mogelijk.
In het Woningborg Geschillenreglement is voor deze situatie de volgende regeling over de eventuele restitutie van de door verkrijger betaalde aanvraagkosten opgenomen.
Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een procedure waarin de RvA een deskundige heeft benoemd om onderzoek te laten verrichten en een procedure waarin geen deskundige is benoemd.

Rechtsbijstand

U bent niet verplicht zich van rechtskundige bijstand te voorzien bij het voeren van een procedure bij de RvA. Desondanks staat het een partij vrij zich te laten vertegenwoordigen door een raadsman (bijvoorbeeld een advocaat of een rechtsbijstandsverzekeraar). Wanneer deze raadsman geen advocaat is of niet is verbonden aan een rechtsbijstandsverzekeraar, dan moet de raadsman een schriftelijke procesvolmacht overleggen, waaruit blijkt dat hij/zij bevoegd is om de betreffende partij in de procedure te vertegenwoordigen.
Kosten van rechtsbijstand komen altijd voor eigen rekening.

Hoger beroep

Het Woningborg Geschillenreglement kent de mogelijkheid van hoger beroep. Partijen hebben het recht om tegen een in eerste aanleg gewezen vonnis van de RvA in hoger beroep te gaan. Het hoger beroep wordt ook bij de RvA ingesteld. Er is wel een termijn aan verbonden: hoger beroep moet worden ingesteld binnen drie maanden na de datum van het vonnis waartegen het hoger beroep is gericht. In kort geding of een spoedbodemgeschil geldt een beroepstermijn van één maand na de datum van het vonnis.
De verdere procedure is vergelijkbaar met wat hiervoor is geschetst. Er is wel een belangrijk verschil, namelijk de hoogte van de aanvraagkosten. Die zijn voor een hoger beroepsprocedure een stuk hoger dan bij een procedure in eerste aanleg, namelijk € 3.550 per 1 januari 2024. ‘Bezint daarom eer gij begint’, want verliezen van de procedure betekent dat deze kosten in ieder geval kwijt zullen zijn.
Voor de exacte tekst verwijzen wij u naar het Woningborg Geschillenreglement.

Niet nakomen uitspraak

Wordt een door het scheidsgerecht onder de Garantieregeling toegewezen deel niet binnen de daartoe in het vonnis gestelde termijn (als herstel binnen een termijn is gevorderd) nagekomen door de ondernemer, dan kan de verkrijger voor dit deel bij Woningborg een beroep doen op de herstelwaarborg zoals omschreven in de Garantieregeling.
Wordt het beroep op de herstelwaarborg gedaan binnen de termijn waarbinnen hoger beroep kan worden ingesteld, dan zal Woningborg het beroep op de waarborg aanhouden totdat duidelijkheid bestaat over de vraag of er hoger beroep is ingesteld of niet. Wordt er geen hoger beroep ingesteld, dan zal de uitvoering van het beroep op de herstelwaarborg worden voortgezet.
Is er wel hoger beroep ingesteld, dan zal Woningborg de behandeling van (een deel van) het beroep op de herstelwaarborg verder opschorten wanneer het hoger beroep slaat op het onder de Garantieregeling toegewezen deel. Afhankelijk van de uitkomst van het hoger beroep en de daarmee samenhangende consequenties, zal de behandeling van het beroep op de herstelwaarborg worden stopgezet of voortgezet.
Worden niet aan de Garantieregeling gerelateerde onderdelen in een vonnis niet nagekomen, dan is een beroep op de herstelwaarborg hiervoor niet mogelijk en zullen er extra maatregelen getroffen moeten worden om de veroordeelde partij alsnog zijn verplichtingen uit het vonnis na te laten komen.
Die maatregelen worden in de wet omschreven. De voorzieningenrechter van de rechtbank Amsterdam zal verzocht moeten worden om door middel van een beschikking verlof te verlenen tot tenuitvoerlegging van het vonnis. Wordt het verlof verkregen, dan kan een deurwaarder worden ingeschakeld om het vonnis daadwerkelijk ten uitvoer te leggen.