Verklarende woordenlijst

Aanvaarding van benoeming tot arbiter (aanvaardingsbrief)


Aanvaarding van benoeming tot arbiter (aanvaardingsbrief)

Een lid van het College van Arbiters van de RvA ontvangt een bericht van zijn benoeming in de vorm van een formulier (de “aanvaardingsbrief”). Daarin wordt de beoogde arbiter een aantal vragen gesteld, onder andere of deze zijn/haar benoeming tot arbiter aanvaardt.

Pas als de beoogde arbiter zijn benoeming heeft aanvaard, wordt deze aan partijen meegedeeld. Aanvaardt de beoogde arbiter zijn benoeming niet, dan benoemt de Voorzitter van de RvA een ander lid. Dat gaat vaak aan partijen voorbij, omdat zij niet zijn ingelicht welk lid van de RvA de Voorzitter van de RvA heeft benaderd. In het geval partijen een gemeenschappelijke voordracht hebben gedaan, is dat anders. Dan ontvangen partijen bericht dat het door hen gewenste lid zijn benoeming niet heeft aanvaard en benoemt de voorzitter overeenkomstig artikel 6 lid 2 Arbitragereglement RvA een ander lid.

De aanvaardingsbrief luidt als volgt:

Aanvaardingsbrief

Bij deze doe ik U weten dat ik mijn benoeming tot arbiter in opgemeld geschil

wel

niet

aanvaard.

a  Er zijn mij geen omstandigheden bekend die voor enige partij in dit geschil aanleiding zouden kunnen zijn aan mijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid te twijfelen.

b  Ik maak er melding van dat

-------------------

-------------------

en geef de voorzitter de vrijheid mijn benoeming terug te nemen, met verzoek aan de Voorzitter, om indien hij mijn benoeming niet terugneemt, deze omstandigheid aan partijen te berichten.

Mocht enige partij in deze mededeling aanleiding zien te berichten dat zij aan mijn onafhankelijkheid of onpartijdigheid twijfelt, dan verzoek ik de voorzitter mij dat door te geven en zal ik nader berichten of ik mijn benoeming al dan niet aanvaard.

Mochten in de loop van de procedure alsnog omstandigheden als bovenbedoeld blijken of ontstaan, dan zal ik de Voorzitter van de Raad daarover inlichten met het verzoek dienaangaande te handelen conform b. Mochten zodanige omstandigheden op een mondelinge behandeling blijken dan zal ik partijen dienaangaande zelf inlichten met kennisgeving daarvan aan de voorzitter van de Raad.

Ik verklaar dat ik het geschil onafhankelijk en onpartijdig zal behandelen en beslissen.

** Aankruisen wat van toepassing is

ondertekening

 

Richtlijnen bij het bovenstaande

1. Beleefd wordt U verzocht na te gaan of er een familierelatie of dienstverband bestaat met partijen en alsdan uw benoeming niet te aanvaarden. Datzelfde geldt indien U of het bedrijf of de instelling waar U werkzaam bent zelf een conflict heeft met een der partijen of gewikkeld bent in een procedure, waarin een der gemachtigden van partijen voor U, Uw bedrijf of uw wederpartij optreedt.

2. Mocht er sprake zijn van een gewezen dienstverband of een bekendheid met partijen - anders dan via uw werk als arbiter of louter uit het behoren tot dezelfde beroepsgroep (dus niet tevens vergezeld met bijvoorbeeld het zitting hebben in besturen en commissies) - , dan wordt U verzocht uw benoeming in ieder geval niet zonder meer te aanvaarden.

3. Mocht er sprake zijn van een relatie van het bedrijf of de instelling waarvoor U werkzaam bent met een der partijen - door het in uitvoering hebben van werkzaamheden - of het in de laatste 5 jaar min of meer regelmatig uitvoeren van opdrachten van een der partijen - dan wordt U eveneens verzocht uw benoeming niet zonder meer te aanvaarden.

Onder partijen zijn in dezen niet alleen te verstaan de procespartijen, doch tevens hun gemachtigden in de procedure en de eventuele uit de eis met bijlagen blijkende direct belanghebbenden bij de uitspraak.

De enkele omstandigheid dat partijen U gezamenlijk hebben voorgedragen voor benoeming, ontslaat U niet van de verplichting tot onderzoek als in dezen bedoeld. Het kan immers zijn dat geen of slechts een der partijen op de hoogte was van een bestaande relatie. In het algemeen ligt in dit geval een voorwaardelijke aanvaarding meer in de rede ligt dan niet-aanvaarding, omdat partijen wellicht wel beiden op de hoogte waren en dan toch voor U hebben gekozen.

Mocht in het geval van een gezamenlijke voordracht van partijen sprake zijn van een situatie als bedoeld onder 1, dan wordt U aangeraden uw benoeming niettegenstaande de gezamenlijke voordracht niet te aanvaarden, althans de Voorzitter in te lichten over de aard van de relatie en met deze te overleggen hoe in dezen moet worden gehandeld.

Mocht er sprake zijn van relaties als hiervoren bedoeld met hulppersonen waarvan partijen zich hebben bediend bij de uitvoering van het werk (architect, adviseurs, leveranciers en onderaannemers e.d.), dan wordt U verzocht Uw benoeming in ieder geval niet zonder meer te aanvaarden. Ter toelichting wordt vermeld dat een dergelijke relatie niet steeds relevant is, maar dat in de loop der procedure eventueel alsnog kan worden. Partijen dienen in staat gesteld te worden dat in te schatten.

In kort gedingen en spoedgeschillen ontbreekt in het algemeen de tijd om partijen eerst te bevragen, zodat in die geschillen wordt aangeraden uw benoembaarheid direct grondig te overwegen.”