Het doel van uw processtukken

Het doel van een processtuk is: het scheidsgerecht duidelijk maken dat u gelijk hebt. De belangrijkste tip om u daarbij te helpen is: maak het de arbiters gemakkelijk om u te begrijpen. Een redenering of berekening kan helemaal kloppen, maar daar hebt u niets aan als de arbiters u niet kunnen volgen. Met verwijzingen is het niet anders.

Hoe u uw boodschap duidelijk overbrengt

Processtukken (memories, aktes, brieven) moeten een aantal gegevens bevatten en moeten duidelijk en correct zijn. Er gelden verder geen vormvereisten in de procedures voor de RvA. Onderstaande tips kunnen wel zorgen dat uw boodschap beter overkomt.

  • Nummer alle alinea’s behalve de kop (waarin de namen van de partijen staan) en het petitum (waarin de conclusie/vordering staat)! De nummering vergemakkelijkt het zoeken in het stuk en het verwijzen naar onderdelen daarvan.
  • Geef aan elk geschilpunt (ieder gebrek, iedere post) een eigen nummer of letter en houd dit consequent aan. Als in een eerder stadium (in correspondentie of eerdere memories) al een nummering of lettering is gebruikt, wijk daarvan dan niet meer af, maar vul deze aan! Als u geen, of steeds een andere, nummering gebruikt is vaak veel moeilijker te achterhalen over welk punt u het hebt (met name van belang als er veel gebreken of facturen een rol spelen).
  • Door het toevoegen van kopjes kunt u uw betoog vaak (ook in gedachten) beter ordenen. Voorts vergemakkelijken kopjes voor arbiters het zoeken naar uw standpunt over een onderdeel van de vordering.
  • Arbiters moeten een verwijzing snel kunnen vinden. Noem daarom altijd het nummer van de relevante alinea als u ergens naar verwijst!
  • Gebruik begrijpelijke taal, dus zo min mogelijk lastige of verouderde woorden en zinsconstructies! Bijvoorbeeld een stuk waarin elke zin begint met “Aangezien …” of “dat …”, zoals veel stukken van vóór 1900, is niet te lezen en wekt ergernis.
  • Zorg dat de bedragen die u in uw processtuk noemt overeenkomen met de bedragen die in uw producties staan en leg eventuele afwijkingen altijd uit!
  • Vermeld overal of een bedrag inclusief BTW of exclusief BTW is!
  • Zorg dat alle berekeningen in uw processtuk en in uw producties juist zijn! Gebruik een rekenmachine ter controle van uw sommen!
  • Zorg dat uw vordering logisch volgt uit het betoog dat daarvóór in uw processtuk staat! Soms wordt ineens een hele andere insteek gekozen en sluiten de twee slecht op elkaar aan. 

Regelmatig worden in processtukken rekenfouten gemaakt, zijn belangrijke passages weggevallen en kloppen verwijzingen niet. Daardoor kan het lijken alsof uw hele vordering op losse schroeven staat.

Memorie van Eis (MvE)

De MvE is het eerste processtuk van de procedure. Zoals zo vaak, geldt ook bij procederen: een goed begin is het halve werk. Als de MvE niet duidelijk is, zullen de daarop volgende processtukken dat waarschijnlijk ook niet zijn.

Minimumeisen aan de inhoud
Uw MvE dient ten minste de volgende gegevens te bevatten:

  • Uw namen en volledige adresgegevens;
  • De namen en volledige adresgegevens van uw wederpartij;
  • In welk artikel van welk stuk u en uw wederpartij arbitrage zijn overeengekomen;
  • Wat er aan de hand is (de feitelijke grondslag van de vordering);
  • Waar arbiters in de contractstukken kunnen vinden waarop u recht hebt (de juridische grondslag van de vordering);
  • Welke passages uit welke producties uw verhaal ondersteunen;
  • Waartoe uw wederpartij moet worden veroordeeld (de eis/vordering). Deze vermeld u in het petitum (de conclusie) onderaan uw MvE.

Na de MvE kunt u uw eis meestal nog wel wijzigen als dat nodig is, maar hoe minder wijzigingen er zijn, hoe overtuigender uw betoog is. Een goede voorbereiding zal daarbij helpen.

Let op dat u in geval van een kort geding, spoedbodemgeschil en spoedplaatsopneming vermeldt waarom u een spoedeisend belang hebt!

Vermeld zo nauwkeurig mogelijk de data van de relevante gebeurtenissen, zeker als het sommaties of betalingen betreft!

Voor een voorbeeld van een MvE in het door u gekozen soort geschil, kijkt u in het menu dat betrekking heeft op de door u gekozen procedure.

Veel voorkomende vorderingen:
Herstel van gebreken
Indien uw wederpartij een gebrek niet oplost, kunt u vorderen dat hij wordt veroordeeld om dat gebrek te herstellen binnen een door de arbiter te bepalen redelijke termijn.

Vervangende schadevergoeding
Als uw wederpartij de overeenkomst niet nakomt en in verzuim is (u hebt hem schriftelijk gevraagd een gebrek binnen een bepaalde termijn te herstellen, maar hij heeft dat niet gedaan) kunt u aanspraak maken op vervangende schadevergoeding (schadevergoeding die wordt betaald, in plaats van het leveren van de overeengekomen prestatie). Dat kan handig zijn als het niet meer mogelijk is om de prestatie te leveren, of als u geen vertrouwen meer hebt in uw wederpartij.
De vervangende schadevergoeding kan bijvoorbeeld bestaan uit de waardevermindering van uw woning door het gebrek, of de kosten die u kwijt bent om de prestatie door een ander (derde) te laten verrichten, te vermeerderen met wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten.

Aanvullende schadevergoeding (wegens gevolgschade)
Het is mogelijk dat u, naast de schade die u lijdt doordat de prestatie waarop u recht hebt niet (volledig) is geleverd (het dak moet waterdicht worden gemaakt), nog meer schade hebt geleden, bijvoorbeeld waterschade aan uw parketvloer. Dan kunt u aanvullende schadevergoeding wegens die gevolgschade vorderen. Deze vordering kan worden ingesteld naast een vordering tot herstel van de lekkage en/of een vordering tot vervangende schadevergoeding.

Verklaring voor recht
Als het nog de vraag is, of een prestatie deugdelijk is of niet (bijvoorbeeld of u of uw wederpartij bepaalde gebreken deugdelijk heeft hersteld), kunt u vorderen dat het scheidsgerecht verklaart voor recht dat de prestatie (on)deugdelijk is. Als zo’n verklaring voor recht wordt toegewezen, krijgt u verder nog niets. Wilt u ook schadevergoeding, dan moet u deze apart vorderen.

Dwangsom
Als extra prikkel tot nakoming van een hoofdvordering die strekt tot een doen of nalaten (bijvoorbeeld: herstel van een tekortkoming, opheffing van een beslag of een verbod om een terrein te betreden), kunt u vorderen dat de wederpartij wordt veroordeeld onder verbeurte van een dwangsom voor het geval hij de hoofdveroordeling niet binnen een bepaalde termijn nakomt, of een opgelegd verbod overtreedt.

Als uw wederpartij niet voldoet aan de hoofdveroordeling, wordt hij de dwangsom verschuldigd naast de hoofdveroordeling en niet in de plaats daarvan. Aan de te verbeuren dwangsommen wordt vaak een maximum verbonden. De verweerder moet dat verweer voeren, als de eiser geen maximum noemt. Het scheidsgerecht let hier wel op en zal ambtshalve vaak een maximum aan dwangsommen bepalen.

Een arbiter is niet bevoegd om uit eigen beweging (ambtshalve) een dwangsom op te leggen. De eiser zal dat dus moeten vorderen.

Een dwangsom kan niet worden verbonden aan een geldvordering, zoals een schadevergoeding of de betaling van de aanneemsom.

Uitvoerbaar bij voorraad
Als u onmiddellijke nakoming van een veroordeling wilt afdwingen, ook al gaat uw wederpartij in hoger beroep, dan moet u vorderen dat uw wederpartij wordt veroordeeld “uitvoerbaar bij voorraad”. Vordert u dit niet, dan wordt de executie (tenuitvoerlegging) van het vonnis geschorst (stilgelegd), zodra hoger beroep wordt ingesteld. Dat is vooral erg vervelend als er een spoedeisend belang in het spel is (Kort Geding, Spoedbodemprocedure).

De vordering formuleren
Wat niet is gevorderd, kan niet worden toegewezen
Arbiters mogen slechts toewijzen of afwijzen wat u vordert en niet meer dan dat. Zij mogen niet zelf een goede eis bedenken en deze toewijzen. Om het proces eerlijk te houden, zouden zij anders ook voor de verweerder een goed verweer moeten bedenken. Zo ver mogen arbiters (en een rechter) niet gaan. Zij kunnen uitsluitend beslissen op de vorderingen die aan hen zijn voorgelegd. Het is daarom erg belangrijk hoe u uw eis formuleert.

Primaire en subsidiaire vordering
Het is mogelijk dat wat u als eiser het liefst wilt, niet kan worden toegewezen.

Om te voorkomen dat u dan met lege handen achterblijft, moet u ervoor zorgen dat het scheidsgerecht ook iets minder of anders kan toewijzen dan het uiterste: primair vordert u het uiterste en subsidiair (voor het geval de primaire vordering wordt afgewezen) vordert u iets minder. Eventueel kunt u “meer subsidiair” en “nog meer subsidiair” verder gaan.

Vb: het dak is lager gebouwd dan op de tekeningen staat. Uw vordering luidt:
Ik vorder dat de aannemer wordt veroordeeld het dak hoger te plaatsen.”

Arbiters achten aanneemster aansprakelijk, omdat deze de tekeningen niet goed heeft gelezen. Zij zijn echter van oordeel dat de kosten van herstel ad € 50.000,00 niet in redelijke verhouding staan tot het belang dat u hebt bij dat herstel (een plafondhoogte op de bovenverdieping van 275 cm in plaats van 255 cm) en willen daarom de vordering afwijzen.

Arbiters zijn wel in billijkheid van oordeel dat uw huis € 10.000,00 minder waard is door de bouwfout, omdat het huis minder volume heeft, maar zij kunnen alleen schadevergoeding toewijzen als u deze (ook) hebt gevorderd.

U had in het genoemde voorbeeld kunnen vorderen:
Ik vorder dat de aannemer zal worden veroordeeld om binnen 20 werkbare werkdagen na de betekening van het in deze te wijzen vonnis aan hem
primair
het dak te herstellen, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 250,00 per dag of gedeelte van een dag dat hij met de voldoening aan deze veroordeling in gebreke zal zijn, met een maximum van € 20.000,00 aan te verbeuren dwangsommen;
subsidiair
aan mij een in billijkheid door arbiters te bepalen schadevergoeding te betalen, te vermeerderen met de wettelijke rente daarover als de betaling niet is gedaan binnen 7 dagen na de datum van het in deze te wijzen vonnis.”

Arbiters hadden dan € 10.000,00 kunnen toewijzen op de subsidiaire vordering.



Veel gemaakte fout met een primaire en een subsidiaire vordering
Wordt de primaire vordering toegewezen, dan komen de subsidiaire en de meer subsidiaire vordering niet meer aan de orde. U moet dus wel opletten dat u uw primaire en subsidiaire vorderingen goed formuleert. Dit wordt duidelijk aan de hand van de volgende veel gemaakte fout.

Stel, u vordert:
“[…]
primair
herstel van de gebreken a en b.
subsidiair
een schadevergoeding voor de gebreken a, b en c.

Bij toewijzing van de primaire vordering tot herstel van de gebreken a en b, komt het scheidsgerecht niet meer toe aan de subsidiaire vordering. Voor gebrek c krijgt u dan dus niets, terwijl dat wél uw bedoeling was.

Om te krijgen wat u wilt, moet u vorderen:
[…]
primair
herstel van de gebreken a en b, alsmede schadevergoeding voor gebrek c;
subsidiair
schadevergoeding voor de gebreken a, b en c.”

Alternatieve vorderingen
U kunt arbiters ook de keuze geven: herstel of schadevergoeding. Die twee zijn dan alternatieve vorderingen. Alternatieve vorderingen worden minder vaak gebruikt, omdat de eiser meestal een voorkeur heeft voor de ene vordering boven de andere.

Omschrijving van de herstelmethode
Een vordering tot herstel kan veel vormen hebben. In de eenvoudigste vorm vraagt de eiser gewoon om herstel van een bepaald gebrek, bijvoorbeeld: “… om de gebroken tegel in de badkamer te herstellen”. Bij toewijzing van de vordering veroordelen arbiters de aannemer dan om de gebroken tegel te herstellen. Aan de wijze van herstel behoeven partijen niet veel woorden vuil te maken. Gebroken tegels worden natuurlijk niet gelijmd, maar vervangen.

Soms gaat het geschil echter niet of niet alleen over de verplichting tot herstel, maar vooral over de manier waarop dat herstel plaats moet vinden. Bijvoorbeeld: de aannemer erkent de gestelde gebreken, maar meent dat het tekort in de fundering kan worden opgelost door het ondersabelen van een verzakte funderingsstrook, terwijl de opdrachtgever vindt dat de hele woning moet worden afgebroken en moet worden herbouwd op een nieuwe fundering.

Een scheidsgerecht beoordeelt vorderingen en daartegen gevoerd verweer en geeft in beginsel geen advies over de herstelmethode. Het kan ook niet meer toewijzen dan gevorderd en zal geen veroordeling uitspreken waarbij de eiser geen belang heeft. Zo zal de vordering de aannemer te veroordelen tot herstel conform het bestek worden afgewezen, als in het bestek een ontwerpfout zit.

Een omschrijving van het benodigde herstel in het lichaam van uw MvE kan nuttig zijn om arbiters te overtuigen van de omvang van het gebrek. Maar vordert u herstel op een bepaalde wijze (bijvoorbeeld: conform het advies van bouwkundige X.), dan kan misschien geen veroordeling tot herstel op een andere wijze worden uitgesproken. Is het scheidsgerecht van oordeel dat de herstelmethode van X. niet deugdelijk is, omdat het niet ver genoeg gaat, dan kan het uw vordering geheel of gedeeltelijk afwijzen, terwijl u misschien wel recht hebt op een andere vorm van herstel.

Detailleer uw vordering tot herstel daarom niet verder dan nodig is en laat de mogelijkheid tot toewijzing van een andere herstelwijze open, om te voorkomen dat u niets krijgt. Bijvoorbeeld: "Ik verzoek het scheidsgerecht aannemer te veroordelen tot herstel door middel van het alsnog toepassen van een paalfundering, na goedkeuring van een vooraf door mijn deskundige goed te keuren palenplan, althans tot het nemen van die maatregelen die arbiters nodig zullen oordelen voor het herstel."

Dat laatste voegt u niet toe om arbiters te verleiden de wijze van herstel zelf te bepalen, maar om eventueel een andere toewijzing dan u voor ogen staat mogelijk te maken, als arbiters uw methode te ver vinden gaan.

Herstel of schadevergoeding vorderen?
Op die vraag is geen eenvoudig antwoord te geven: beide hebben voor- en nadelen, die u zelf zult moeten afwegen:

         vordering tot schadevergoeding

voordeel:
  • eenvoudig te executeren (= ten uitvoer te leggen). Nadat u een exequatur hebt verkregen op het vonnis, stuurt u de deurwaarder op pad, die eventueel eigendommen van uw  wederpartij kan verkopen om uw vordering uit de opbrengst te betalen.
  • u hebt niet meer te maken met een aannemer in wie u misschien geen vertrouwen meer hebt.

nadeel:
  • hoe goed u de herstelkosten ook inschat, achteraf zullen zij vaak hoger uitkomen. Als u een bouwwerk gaat herstellen, weet u immers meestal niet wat u aan zult treffen. Dit risico ligt bij u.
         vordering tot herstel

voordeel:
  • u loopt niet het risico dat u de herstelkosten te laag inschat: herstel is herstel; de aannemer moet doen wat daarvoor nodig is.
  • onder omstandigheden hoeft u zelfs de oorzaak van het gebrek niet te kennen (wat natuurlijk wel nodig is voor het bepalen van de herstelkosten).

nadeel:
  • kan eventueel leiden tot een nieuwe procedure. Als uw aannemer meent dat hij het herstel goed heeft uitgevoerd, maar u vindt van niet, dan zal het scheidsgerecht in een nieuwe procedure moeten beslissen op de vraag wie gelijk heeft.

Nogmaals: meestal is het goed om te zorgen dat u een andere (subsidiaire en misschien zelfs meer subsidiaire) vordering instelt, voor als uw eerste (primaire) vordering niet wordt toegewezen.

Producties (bijlagen)

U voegt alleen producties bij uw processtukken, als deze relevant zijn en uw verhaal ondersteunen. Alle bij de MvE (of andere stukken) gevoegde producties dienen bij elk exemplaar van dat stuk te worden overgelegd, zodat iedere partij over dezelfde stukken beschikt als het scheidsgerecht.

Voor de indiening van producties gelden de regels zoals weergegeven onder het kopje "Indiening van stukken" in het Rolreglement.

Houd daarnaast rekening met het volgende:

  • zwart-wit kopieën van foto’s zijn meestal niet te lezen. Als iets niet te lezen is, kan het scheidsgerecht er bij zijn beslissing ook geen rekening mee houden;
  • producties dienen ieder afzonderlijk te worden genummerd (dus geen stapels brieven en e-mails onder één productienummer: zo’n pak papier zonder noemenswaardige toelichting wordt snel als onvoldoende gespecificeerd/toegelicht terzijde gelegd);
  • Citeer bij voorkeur de relevante passage uit een productie in uw processtuk en noem daarbij het nummer van de pagina en het nummer van de alinea waar de relevante passage staat. Als een productie meerdere pagina’s heeft, kan niet van arbiters worden verwacht dat zij de relevante passages er voor u uitzoeken; zij zullen dit ook niet altijd doen;
  • het gebruik van tabbladen die buiten de producties uit steken vergroot de toegankelijkheid van de producties enorm. Als er veel gebladerd moet worden in een groot aantal producties (meer dan 10), is dit bijna onmisbaar.
Memorie van Antwoord (MvA)

Minimumeisen aan de inhoud
In de MvA geeft de verweerder zijn reactie op de MvE. Hij geeft zijn eigen mening over de feiten en de juridische kwalificatie daarvan en trekt daaruit een conclusie. Die conclusie is meestal dat de vordering van eiser moet worden afgewezen (vaak verwoord als: “dat eiser in zijn vordering niet-ontvankelijk dient te worden verklaard, althans dat deze hem moet worden ontzegd”), met veroordeling van eiser, uitvoerbaar bij voorraad, in de kosten van het geding. 

Specifiek en onderbouwd verweer
Let goed op: als u een stelling van de wederpartij niet gemotiveerd betwist, zal deze waarschijnlijk voor waar worden gehouden. Als u een vordering niet gemotiveerd betwist, moet deze worden toegewezen. Dat geldt voor alle specifieke onderdelen van een vordering: u kunt meestal niet volstaan met de betwisting van het bedrag dat wordt genoemd in het petitum, maar moet in het lichaam van de MvE kijken waarop dat bedrag is gebaseerd. Meestal zult u voor alle onderdelen afzonderlijk (specifiek) verweer moet voeren, bijvoorbeeld afzonderlijk voor iedere post van de onbetaalde (meerwerk)factuur (zowel technisch/inhoudelijk, als betreffende de hoogte van het bedrag), maar ook afzonderlijk voor de rente en kosten met betrekking tot de factuur, als die worden gevorderd.

Dat specifieke verweer dient dan ook nog eens specifiek onderbouwd te worden. Stel bijvoorbeeld niet alleen: “Ik betwist dat ik betaling voor meerwerkpost 16 betreffende badkamerkraan verschuldigd ben”, maar onderbouw dat verweer met: “omdat die kraan tijdens het plaatsen onherstelbaar is beschadigd door de aannemer”. 

Houd zoveel mogelijk dezelfde indeling en nummering/lettering van twistpunten aan als de eiser heeft gebruikt, anders ontstaat er ongetwijfeld verwarring!

Scheiding conventie en reconventie
Het verweer in conventie en de eventuele vordering in reconventie moeten duidelijk uit elkaar te houden zijn. De memories bestaan dan uit twee delen, met onderaan een conclusie in conventie én een conclusie in reconventie.

Voor een vordering in reconventie geldt voor het overige hetzelfde als voor de vordering in conventie.

Memorie van Repliek (MvR) en Memorie van Dupliek (MvD)

Het is de bedoeling dat u in uw eerste processtuk zo volledig mogelijk bent.

Als beide partijen efficiënt hebben geprocedeerd en er zijn geen nieuwe feiten, dan is er weinig meer te melden na de MvA (eventueel: de MvA in reconventie).

Helaas laat de praktijk vaak zien dat partijen in de eerste schriftelijke ronde onvolledig zijn geweest. De Repliek en Dupliek, en soms zelfs de pleitnota, zijn vaak dikke stukken. Het is geen uitzondering dat pas vlak voor of op de mondelinge behandeling de eis wordt vermeerderd, een nieuw verweer wordt gevoerd of nieuwe stukken op tafel komen.

Dit kan zich echter tegen u keren. Met name als er geen goede redenen voor aan te voeren zijn. U loopt dan het risico dat uw vordering wordt afgewezen, of uw verweer wordt gepasseerd, omdat u daarmee zo laat bent. Dat kan betekenen dat u een nieuwe procedure moet beginnen, of in hoger beroep moet gaan om op dat punt alsnog uw gelijk aan te tonen.

Pleitnota

Niet alleen in de repliek en dupliek, maar vooral in de pleitnota worden vaak stellingen herhaald.

In 99% van de gevallen kunt u puntsgewijs een samenvatting van het geschil geven in één A-4tje. Dat brengt de boodschap vaak veel beter over en kost veel minder tijd (en dus geld) dan een uitgebreide herhaling van zetten.

De details komen bij de bespreking per post meestal toch wel aan de orde. Als er iets nieuws te melden is, springt dat er dan beter uit.

Inventarislijst

Om uw producties duidelijk te presenteren vermeldt u in de inventarislijst per productie:

  • wat voor stuk het betreft (brief, fax, notitie, bouwverslag, factuur, offerte),
  • wie het heeft opgemaakt,
  • aan wie het is gericht,
  • de datum van het stuk,
  • als het even kan: een korte omschrijving van het onderwerp/de inhoud.