De (spoed)plaatsopneming

Inleiding

Het menu “Procederen voor de RvA” en het menu “Welke procedure?” vormen de inleiding op dit menu.

Tijdstip verzoek en bevoegdheid RvA

Een (spoed)plaatsopneming kan plaatsvinden in een lopende procedure op tegenspraak, maar ook als er nog geen procedure aanhangig is. In de praktijk blijkt dat lang niet alle geschillen waarin een (spoed)plaatsopneming wordt gehouden ook leiden tot de aanhangigmaking van een procedure op tegenspraak. Kennelijk regelen veel partijen hun geschil onderling.

Bevoegdheid van de RvA is niet nodig, omdat in de (spoed)plaatsopneming geen oordeel wordt gegeven. De bewijskracht van het proces-verbaal van (spoed)plaatsopneming wordt in beginsel niet beïnvloed door het ontbreken van bevoegdheid van de RvA om in een eventuele procedure op tegenspraak over het geschil tussen partijen te oordelen. U hebt dus ook wat aan het proces-verbaal, als blijkt dat u voor de burgerlijke rechter moet procederen.

Een (spoed)plaatsopneming aanhangig maken

Een (spoed)plaatsopneming wordt ingeleid met een verzoekschrift strekkende tot (spoed)plaatsopneming. De (spoed)plaatsopneming is aanhangig vanaf de datum van binnenkomst van het verzoekschrift bij de RvA.

Het verzoekschrift

Het verzoekschrift richt zich tegen de wederpartij in een procedure op tegenspraak of (zoals meestal) de potentiële wederpartij in een eventueel nog aanhangig te maken procedure op tegenspraak. 

In het verzoekschrift zet de aanvrager kort uiteen waarom hij een plaatsopneming verzoekt en, als hij verzoekt om spoedbehandeling, waarom er spoed is.

In het verzoekschrift wordt verder omschreven van welke onderdelen van het (bouw)-werk de toestand moet worden vastgelegd. De verzoeker heeft invloed op de nauwkeurigheid van de vastlegging. Als hij een globaal verzoek doet om de stand van het werk vast te leggen, zal hij in het proces-verbaal waarschijnlijk niet per se aantreffen dat er in 56 van de 104 ruimtes thermostaatknoppen op de radiatoren zijn geplaatst. Als hij een lijst overlegt waarop de commissie tot (spoed)plaatsopneming kan afvinken of er een thermostaatknop is geplaatst, verschijnt dat wél in het proces-verbaal. Zo’n lijst dwingt de verzoeker tot ordening. Hij kan de lijst waarschijnlijk door één persoon laten opstellen. Dat is een stuk efficiënter (en dus goedkoper) dan dat de mensen van alle partijen, hun raadslieden en de commissie tot (spoed)plaatsopneming en secretaris op de dag van de opneming pas horen wat er opgenomen moet worden en hoe de rondgang zal verlopen.

Bij het verzoekschrift wordt dus in het ideale geval een aparte lijst met op te nemen punten gevoegd. Bij de nummering van de punten moet rekening worden gehouden met de te volgen route van de rondgang, om heen en weer lopen en verwarring zoveel mogelijk te voorkomen.

Als veel punten bekeken moeten worden, is het goed handzame kopieën van plattegronden bij het verzoekschrift over te leggen, zodat tijdens de opneming (en vooral daarna) eenvoudig te bepalen is waar bepaalde constateringen zijn gedaan. Die plaats is voor de partijen meestal nog gemakkelijk te bepalen, maar voor de commissie tot (spoed)plaatsopneming en secretaris, die het werk voor het eerst zien, is dat zonder plattegronden vaak niet eenvoudig.

U kunt expliciet verzoeken om foto’s van de toestand van het werk op te nemen in het proces-verbaal van (spoed)plaatsopneming. Meestal zullen de commissie tot (spoed)plaatsopneming en/of de secretaris wel een fototoestel meenemen, maar zij zijn daartoe niet verplicht.

Als de verzoeker meetresultaten in het proces-verbaal wil laten opnemen (bijvoorbeeld oneffenheden in vloeren of wanden, isolatiewaarden, temperaturen, vastlegging van de aanwezigheid van scheurvorming of holten in beton met ultrasoonmetingen etc.), dan dient hij er zelf voor te zorgen dat de daarvoor benodigde meetapparatuur bij de plaatsopneming aanwezig is, eventueel met een deskundige bediener daarvan. De verzoeker kan dat het beste van tevoren aankondigen.

Ook dient de verzoeker te zorgen voor een veilige toegang tot het werk: de RvA aanvaardt geen risico’s voor de veiligheid van zijn mensen of hun eigendommen.

De reactie van de RvA op het verzoekschrift en het verdere verloop van de procedure

De verdere procedure voor (spoed)plaatsopnemingen wordt bepaald door de commissie tot (spoed)plaatsopneming en, zolang deze niet is benoemd, door de voorzitter van de RvA. De mate van spoedeisendheid zal die procedure voor een groot deel bepalen.

De RvA bevestigt de ontvangst van het verzoekschrift altijd schriftelijk, maar in gevallen van grote spoedeisendheid kan het zijn dat de betrokkenen die ontvangstbevestiging pas ontvangen als de plaatsopneming al heeft plaatsgevonden.

In de bevestigingsbrief vraagt de RvA de wederpartij of zij naar aanleiding van het verzoekschrift wenst te reageren. De wederpartij kan dat schriftelijk doen, of mondeling op de dag van de opneming.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat een wederpartij in haar reactie inhoudelijk op het geschil ingaat. De reactie kan uitsluitend betrekking hebben op praktische zaken rond de plaatsopneming. Bijvoorbeeld dat het werk niet veilig toegankelijk is, dat er bepaalde meetapparatuur bij de opneming aanwezig moet zijn, of dat de wederpartij zelf ook een aantal punten willen laten opnemen (zie hierna).

De waarborgsom en de kosten van de plaatsopneming

In (spoed)plaatsopnemingen wordt geen moderatie toegepast op de kosten, zoals in procedures op tegenspraak voor de RvA het geval kan zijn wegens de omvang van het financiële belang van het geschil.

De kosten van de plaatsopneming bestaan uit het honorarium en de verschotten van de commissie tot (spoed)plaatsopneming, de zaalhuur, het uurtarief van de secretaris en eventuele overige kosten (meestal geen). Zie hierover het menu “Waarborgsom en kosten”.

Als een procedure op tegenspraak volgt, kan iedere partij daarin vorderen dat de ander in de kosten van de plaatsopneming wordt veroordeeld. Het scheidsgerecht in die procedure zal afwegen of de plaatsopneming nodig was en of deze heeft bijgedragen aan de beoordeling. Vervolgens zullen de voor vergoeding in aanmerking komende kosten in de meeste gevallen worden verdeeld naar de mate van ongelijk.

De dag van de opneming

Op de dag van de (spoed)plaatsopneming komen de verzoeker, de wederpartij en de commissie tot (spoed)plaatsopneming en de secretaris bijeen voor een voorbespreking. Daarbij wordt kort een aantal praktische zaken besproken: wie aanwezig zijn in welke functie, waar het werk is, hoe de opneming het efficiëntst kan worden verricht, waar eventueel helmen en overalls te krijgen zijn etc. Vervolgens vertrekt het gezelschap naar de plaats van het werk.

De daadwerkelijke opneming geschiedt op aanwijzing van de verzoeker. De commissie tot (spoed)plaatsopneming zal de toestand van de aangewezen onderdelen van het werk vastleggen. Als een punt niet wordt aangewezen, wordt daarover in beginsel ook niets opgenomen in het proces-verbaal. De door de verzoeker hopelijk overgelegde lijst met op te nemen punten biedt een goede houvast. Hoe meer de punten op deze lijst gespecificeerd zijn, hoe groter de kans dat de verzoeker een proces-verbaal krijgt zoals hij dat wil hebben.

Soms wijst ook een wederpartij punten aan tijdens de opneming. Meestal gaat de verzoeker ermee akkoord dat deze worden opgenomen in het proces-verbaal. De commissie tot (spoed)plaatsopneming zal daar in ieder geval wel van uit gaan. Het betreft meestal ook geen groot aantal punten. Gaat de verzoeker niet akkoord, dan kan de wederpartij zelf een verzoek tot plaatsopneming indienen. Dat zal dan leiden tot een apart proces-verbaal.

Het risico van het niet opnemen van de door een wederpartij aangewezen punten bevindt zich in de sfeer van de bewijslastverdeling in de lopende of nog aanhangig te maken procedure op tegenspraak. Het kan zijn dat het scheidsgerecht in die procedure oordeelt dat de verzoeker de wederpartij de gelegenheid had moeten bieden om ook iets te laten vastleggen. Maar het kan ook zijn dat het scheidsgerecht oordeelt dat het voor risico van de wederpartij dient te blijven dat deze de gelegenheid voorbij heeft laten gaan om zelf een plaatsopneming te verzoeken. Wat zwaarder wordt gewogen, kan door de omstandigheden van het geval verschillen. De beste oplossing is natuurlijk: alles in één proces-verbaal en samen afspraken maken over de verdeling van de kosten.

Het proces-verbaal van (spoed)plaatsopneming

In het proces-verbaal van (spoed)plaatsopneming worden alleen waarnemingen vastgelegd. Deze worden zo neutraal mogelijk opgeschreven. In het proces-verbaal zal bijvoorbeeld niet staan: "Het raamkozijn deugt niet", maar: "Er bevinden zich openstaande naden van ongeveer 3 mm breed tussen de stijlen en de dorpels van het raamkozijn". Meestal zullen in het proces-verbaal ook foto’s worden opgenomen of daaraan worden gehecht.

Niet eens met de vastlegging

Tegen het proces-verbaal van een (spoed)plaatsopneming staat geen hoger beroep of vergelijkbare voorziening open. Als er onverhoopt iets niet correct of niet volledig is vastgelegd, is een nieuwe (spoed)plaatsopneming de enige manier om een correcte vastlegging te verkrijgen. Hoe beter de verzoeker duidelijk maakt wat hij vastgelegd wil hebben, hoe kleiner de kans dat dit niet of onjuist zal gebeuren.

Voorbeelden van situaties waarin een plaatsopneming nuttig is:

vb 1
Tijdens de bouw van een woning hebben opdrachtgevers de aannemer al diverse malen gesommeerd om zich aan de tekeningen te houden, maar voor de zoveelste keer wijkt hij daar zonder goede reden van af. De aannemer weigert te voldoen aan een laatste sommatie. De verkrijgers ontbinden daarom de overeenkomst en willen hun woning af laten bouwen door derden.

Als de opdrachtgevers de kosten van herstel door derden later op de aannemer willen verhalen, moeten zij straks in een eventuele procedure op tegenspraak kunnen aantonen dat de aannemer ten onrechte van de tekeningen afweek. Ook moeten zij kunnen aantonen hoeveel werk het nog was om de woning af te bouwen.

De opdrachtgevers willen snel verder, want de huur van hun tijdelijke woning loopt bijna af. Zij verzoeken de RvA om in een spoedplaatsopneming de stand van het werk vast te stellen en er daarbij rekening mee te houden dat de kosten van het afbouwen aan de hand van het proces-verbaal zo nauwkeurig mogelijk te bepalen moeten zijn.

vb 2
Een opdrachtgever betaalt tijdens de bouw van een snelweg op een dijk de facturen van de aannemer niet, omdat hij meent dat de geplaatste ankers van een damwand door een productiefout in een betonnen onderdeel daarvan, niet voldoende trekkracht hebben. Volgens de aannemer eist de opdrachtgever ten onrechte dat er andere of meer ankers worden geplaatst.

De aannemer heeft al een rapport laten uitbrengen door een deskundige van de leverancier van de ankers, maar de opdrachtgever betwist de conclusie van deze deskundige, omdat hij conflicterende belangen heeft en omdat hij nu net niets zegt over het betonnen onderdeel van de ankers.

Als de aannemer doorbouwt, moet straks misschien de nog te bouwen snelweg weer worden opengebroken om te beoordelen of de ankers voldoende zijn. Dat zou wel eens voor zijn rekening kunnen komen. Als hij het werk opschort totdat in een procedure op tegenspraak is beslist wie gelijk heeft, loopt de aannemer het risico dat hij de overeengekomen opleverdatum niet zal halen, waardoor hij een hoge boete per dag verschuldigd zal zijn.

Als de opdrachtgever het werk ten onrechte stillegt, wordt het te laat opgeleverd, zonder dat daar een vergoeding tegenover staat.

Geen van beide partijen wil dat er schade ontstaat of verder oploopt. Zij doen een gezamenlijk verzoek aan de RvA om een spoedplaatsopneming te houden. Daarbij verzoeken zij dat alle drie de arbiters die in een eventueel aanhangig te maken geschil benoemd zullen worden, in de commissie tot (spoed)plaatsopneming zitting zullen hebben, zodat zij weten waarover het geschil gaat. Aannemer en opdrachtgever zorgen samen voor de aanwezigheid van een deskundige, die met zijn eigen apparatuur ultrasoonmetingen van de betonnen onderdelen van de ankers verricht. De meetresultaten worden vastgelegd in het proces-verbaal.

Voorbeelden van (proces)stukken: